¿Qué novedades incorpora Helena?

La evolución de Helena responde a una necesidad muy concreta: que el profesional jurídico pueda consultar, organizar, encontrar y trabajar con información jurídica de una forma cada vez más ágil.

Las nuevas funciones no se limitan a un cambio visual. Están diseñadas para mejorar la experiencia de trabajo y permitir que la información generada con Helena pueda aprovecharse de manera más eficiente.

Estas son las principales novedades presentadas durante el webinar:

• Nueva interfaz: una navegación más clara y accesos reorganizados.
• Buscador de conversaciones: localiza información dentro de chats anteriores.
• Mi zona de usuario: consulta tu perfil y configura opciones de personalización.
• Logotipos: incorpora tu identidad corporativa a documentos e infografías.
• Carpetas con conocimiento: añade documentación propia para trabajar con el contexto de un asunto.
• Guías y tutoriales: recursos para conocer las herramientas y aprender a utilizarlas.
• Aplicaciones específicas: ejemplos prácticos para abogados, administradores de fincas y graduados sociales.

El objetivo es que Helena deje de utilizarse únicamente para consultas puntuales y se integre en el día a día como un entorno de trabajo jurídico más organizado y adaptado a cada profesional.

Una nueva interfaz para trabajar de forma más sencilla

La primera novedad es la renovación de la interfaz de Helena.

La nueva pantalla facilita el acceso a las conversaciones, a la creación de nuevos chats, al buscador y a las carpetas, reduciendo los pasos necesarios para realizar tareas habituales.

Desde el menú principal puedes acceder a funciones esenciales como:

• Iniciar una nueva conversación.
• Consultar conversaciones anteriores.
• Buscar información en el historial.
• Crear carpetas para organizar el trabajo.
• Acceder a tus espacios de trabajo existentes.

Esta reorganización resulta especialmente útil para quienes utilizan Helena de forma habitual y acumulan consultas sobre diferentes materias, clientes o expedientes.

La idea es sencilla: dedicar menos tiempo a encontrar las herramientas y más tiempo a resolver asuntos.

Buscar conversaciones y recuperar información en segundos

Con el uso continuado de una IA jurídica, cada conversación se convierte en una fuente de información potencialmente valiosa.

Una consulta sobre un contrato, un análisis de jurisprudencia o un informe elaborado hace varias semanas pueden volver a ser necesarios.

Por eso, Helena incorpora un buscador de conversaciones que permite localizar información dentro del contenido de los chats anteriores.

¿Qué puedes hacer con el buscador?

• Buscar palabras o expresiones dentro de tus conversaciones.
• Encontrar información aunque no recuerdes el título del chat.
• Previsualizar los resultados antes de abrirlos.
• Acceder directamente a la conversación original.
• Retomar un trabajo anterior sin repetir la consulta.

Imagina que hace un mes analizaste una cuestión sobre responsabilidad civil, pero no recuerdas en qué conversación se encuentra.

En lugar de revisar manualmente todo tu historial, puedes buscar una palabra relacionada con el asunto, localizar la respuesta y continuar trabajando desde el mismo chat.

Esta funcionalidad ayuda a recuperar el conocimiento que ya has generado y evitar tareas duplicadas.

Si quieres aprender a utilizarla paso a paso, puedes consultar nuestro artículo Cómo buscar conversaciones en Helena y recuperar información en segundos.

Mi zona de usuario: personaliza Helena y tus documentos

Otra de las novedades es Mi zona de usuario, un espacio desde el que puedes consultar información de tu cuenta y gestionar distintas opciones de personalización.

Desde esta sección puedes acceder a:

• Información de tu perfil.
• Consumo mensual de infografías.
• Gestión de logotipos.
• Opciones de configuración de documentos.

Incorpora tu logotipo a documentos e infografías

Helena permite añadir hasta cinco logotipos diferentes y seleccionar cuál quieres utilizar en cada momento.

Puedes configurar su aparición en los documentos PDF y en las infografías, eligiendo también su ubicación.

Esto resulta especialmente útil para despachos, asesorías y profesionales que preparan documentación para diferentes empresas, clientes o proyectos.

Por ejemplo, puedes elaborar un informe jurídico, descargarlo con el logotipo de tu despacho y posteriormente generar otra versión con una imagen corporativa diferente, sin necesidad de repetir el análisis.

Decide cómo presentar tus documentos

Las opciones de personalización permiten adaptar la presentación de los resultados a tus necesidades profesionales.

También puedes decidir si deseas mostrar la indicación «Generado por Sepín» en los documentos PDF.

De esta forma, Helena permite mantener el contenido jurídico y adaptar su presentación visual al destinatario.

Encontrarás las instrucciones detalladas en Mi zona de usuario en Helena: personaliza tus documentos e infografías con tu logotipo.

Carpetas con conocimiento: transforma tus documentos en un espacio de trabajo inteligente

Entre todas las novedades presentadas durante el webinar, las carpetas con conocimiento representan uno de los avances más importantes en la forma de trabajar con Helena.

Hasta ahora, las carpetas servían para organizar conversaciones y mantener los chats clasificados por materias, clientes o expedientes.

Con esta evolución, puedes dar un paso más: incorporar tus propios documentos a una carpeta para que Helena pueda tenerlos en cuenta al responder a las consultas que realices dentro de ella.

¿Qué diferencia hay entre una carpeta normal y una carpeta con conocimiento?

Las carpetas de almacenamiento permiten guardar y clasificar conversaciones.

Las carpetas con conocimiento, además de organizar los chats, permiten añadir documentación específica para trabajar con el contexto del asunto.

¿Por qué supone una mejora importante?

Porque en el trabajo jurídico muchas consultas no parten únicamente de una pregunta, sino de una documentación previa.

Un abogado puede necesitar analizar un contrato junto con sus anexos y comunicaciones. Un administrador de fincas puede querer revisar las actas y los estatutos de una comunidad. Un graduado social puede necesitar trabajar con contratos, cartas de despido y otros documentos laborales.

Con las carpetas con conocimiento, esos documentos pueden utilizarse como contexto dentro del espacio de trabajo correspondiente.

Helena combina así la información que aporta el profesional con el conocimiento jurídico especializado de Sepín.

Esto permite desarrollar consultas más contextualizadas, preparar análisis documentales y trabajar con mayor continuidad dentro de un mismo asunto.

Puedes ampliar esta funcionalidad en nuestro artículo Carpetas con conocimiento en Helena: transforma tus documentos en un espacio de trabajo inteligente.

Cómo empezar a trabajar con una carpeta con conocimiento

Durante el webinar también se explica cómo incorporar esta funcionalidad al trabajo diario.

El proceso es sencillo:

1. Crea una carpeta para el cliente, expediente o materia que quieras organizar.
2. Abre las opciones de la carpeta desde su menú.
3. Accede al apartado Conocimiento y añade los documentos relacionados con el asunto.
4. Guarda los cambios para confirmar la incorporación de los archivos.
5. Realiza tus consultas dentro de la carpeta para trabajar teniendo en cuenta la documentación añadida.
6. Revisa los resultados y continúa desarrollando el asunto con criterio profesional.

Una buena práctica es crear carpetas específicas para cada expediente y evitar mezclar documentos de asuntos diferentes.

De este modo, la documentación y las conversaciones permanecen organizadas y puedes volver al mismo espacio cuando surjan nuevas consultas.

Casos prácticos: cómo utilizar las novedades de Helena según tu profesión

Uno de los objetivos del webinar es demostrar que las nuevas funciones no son únicamente mejoras tecnológicas, sino herramientas que pueden aplicarse a situaciones reales.

Durante la sesión se abordan casos de uso para diferentes perfiles profesionales.

1. Abogados y despachos: trabaja con el contexto de cada expediente

Para un abogado, las carpetas con conocimiento pueden convertirse en un apoyo para organizar la documentación de un caso y desarrollar su análisis.

Imagina un expediente de arrendamientos urbanos que contiene:

• Contrato de arrendamiento.
• Anexos contractuales.
• Comunicaciones entre arrendador y arrendatario.
• Requerimientos previos.
• Documentación económica.
• Resoluciones relacionadas con el asunto.

Una vez incorporados esos documentos a la carpeta, puedes plantear consultas como:

Analiza la documentación de esta carpeta. Identifica los hechos relevantes, las obligaciones contractuales, los posibles incumplimientos, los plazos y las cuestiones que requieren revisión jurídica.

Helena ayuda a relacionar la documentación aportada con el análisis jurídico, facilitando la preparación de informes, borradores y estrategias.

2. Administradores de fincas: una nueva forma de trabajar con la documentación comunitaria

En el webinar también se muestran aplicaciones de Helena para administradores de fincas, incluyendo las novedades específicas de Helena AF.

Un administrador puede organizar sus asuntos por comunidades y trabajar con documentación como:

• Estatutos y título constitutivo.
• Actas de juntas de propietarios.
• Contratos de mantenimiento.
• Presupuestos de proveedores.
• Comunicaciones a propietarios.
• Informes y documentación relacionada con incidencias.

Por ejemplo, podría plantear:

Revisa el acta de la última junta y los documentos disponibles en esta carpeta. Identifica los acuerdos adoptados, las actuaciones pendientes y los documentos necesarios para hacer seguimiento de su ejecución.

La utilidad está en poder trabajar con información específica de cada comunidad, evitando búsquedas manuales repetidas y facilitando la preparación de documentación.

3. Graduados sociales: organiza expedientes laborales con mayor contexto

Las carpetas con conocimiento también ofrecen aplicaciones prácticas para graduados sociales y asesorías laborales.

Por ejemplo, una carpeta puede reunir:

• Contratos de trabajo.
• Nóminas y documentación salarial.
• Cartas de despido.
• Comunicaciones empresariales.
• Documentación de Seguridad Social.
• Resoluciones administrativas o judiciales.

A partir de estos archivos, el profesional puede solicitar un análisis estructurado del asunto.

Analiza la documentación laboral de esta carpeta. Prepara una cronología de los hechos, identifica los documentos más relevantes, señala posibles riesgos jurídicos y propone los puntos que deberían revisarse antes de preparar una reclamación.

El objetivo es reducir el tiempo dedicado a ordenar información y facilitar una primera base documental para el análisis profesional.

Tres especialistas para conocer las novedades de Helena

El webinar contó con la participación de tres profesionales que abordaron las nuevas funcionalidades desde distintas perspectivas:

• Pedro J. Casal Henarejos. Administrador de fincas y licenciado en Derecho. Participa en la presentación práctica de las novedades y sus aplicaciones en la gestión de comunidades.
• Julián López Martínez. Abogado y Director de Sepín Administrativo. Aborda las nuevas herramientas y su aplicación al trabajo jurídico y a la organización de asuntos.
• Alberto Sierra Villaécija. Abogado y Director de Sepín Laboral y Seguridad Social. Presenta aplicaciones relacionadas con el trabajo de graduados sociales y profesionales laboralistas.

La sesión incluye demostraciones y un espacio de preguntas para ayudar a los asistentes a conocer mejor el funcionamiento de Helena.

Consejos para aprovechar las nuevas funciones de Helena

Más allá de conocer las herramientas, la verdadera ventaja aparece cuando se utilizan de forma habitual y organizada.

Estas recomendaciones pueden ayudarte a sacarles el máximo partido:

Organiza las carpetas con un criterio claro

Utiliza nombres descriptivos para cada cliente, expediente o proyecto. Una estructura coherente facilita recuperar la información posteriormente.

Incorpora documentación relevante y actualizada

Selecciona los documentos necesarios para el asunto y revisa periódicamente que la información incorporada sea la adecuada.

Busca antes de repetir una consulta

Utiliza el buscador de conversaciones para comprobar si ya has trabajado una cuestión similar.

Personaliza tus entregables

Configura tus logotipos y opciones de exportación para que los documentos e infografías se adapten a tu identidad profesional.

Formula consultas específicas

Cuanto más concreto sea el objetivo, más útil será el resultado. Indica qué documentos deben analizarse y qué formato necesitas: resumen, informe, tabla, cronología o borrador.

Revisa siempre el resultado

Helena es una herramienta de apoyo al profesional. El análisis, las referencias y los documentos generados deben revisarse y adaptarse antes de su utilización definitiva.

Preguntas frecuentes sobre las novedades de Helena

¿Qué novedades incorpora Helena?

Helena incorpora una nueva interfaz, un buscador de conversaciones, opciones de personalización en la zona de usuario, gestión de logotipos y carpetas con conocimiento que permiten trabajar con documentación propia.

¿Qué son las carpetas con conocimiento de Helena?

Son espacios de trabajo que permiten incorporar documentos propios para que Helena los tenga en cuenta como contexto al responder a las consultas realizadas dentro de la carpeta.

¿Cuál es la diferencia entre una carpeta normal y una carpeta con conocimiento?

Una carpeta normal permite organizar conversaciones. Una carpeta con conocimiento añade la posibilidad de incorporar documentación específica para contextualizar las consultas.

¿Puedo recuperar conversaciones anteriores?

Sí. Helena dispone de un buscador que permite localizar palabras y expresiones dentro del contenido de los chats, previsualizar resultados y acceder a la conversación original.

¿Puedo personalizar los documentos generados con Helena?

Sí. Desde Mi zona de usuario puedes incorporar hasta cinco logotipos, configurar su aparición en documentos PDF e infografías y gestionar la indicación «Generado por Sepín».

¿Las carpetas con conocimiento son útiles para administradores de fincas?

Sí. Pueden utilizarse para organizar documentos de comunidades de propietarios, como actas, estatutos, contratos o presupuestos, y realizar consultas relacionadas con esa documentación.

¿Pueden utilizar las nuevas funcionalidades los graduados sociales?

Sí. Los graduados sociales pueden trabajar con documentación laboral y de Seguridad Social, organizar expedientes y realizar análisis contextualizados de los asuntos.

¿Dónde puedo ver el webinar completo de Helena?

La grabación del webinar gratuito «Helena evoluciona» está disponible en YouTube y puede reproducirse desde este artículo.

Helena evoluciona contigo: más fácil, más tuya y con más contexto

Las novedades de Helena responden a una forma de entender la inteligencia artificial jurídica: la tecnología debe adaptarse al trabajo del profesional y ayudarle a aprovechar mejor su tiempo y su conocimiento.

La nueva interfaz facilita la navegación. El buscador permite recuperar conversaciones anteriores. La zona de usuario aporta más personalización. Y las carpetas con conocimiento permiten dar un paso importante: trabajar con los documentos de cada asunto y combinarlos con el conocimiento jurídico especializado de Sepín.

El resultado es una experiencia más organizada, más práctica y más cercana a las necesidades reales de abogados, administradores de fincas, graduados sociales y otros profesionales jurídicos.

Helena sigue evolucionando para ayudarte a organizar, encontrar y trabajar mejor con el conocimiento jurídico.