De una carpeta de almacenamiento a un espacio de trabajo inteligente

Hasta ahora, podías crear una carpeta para guardar, por ejemplo:

• Consultas sobre arrendamientos.
• Conversaciones relacionadas con una comunidad de propietarios.
• Chats de un cliente concreto.
• Consultas laborales.
• Expedientes administrativos.
• Formularios y escritos.

Estas carpetas funcionan como un sistema de archivo: ayudan a ordenar los chats, a recuperar conversaciones anteriores y a evitar que todas las consultas aparezcan mezcladas.

La diferencia es que, desde las opciones de la carpeta, puedes decidir si quieres mantenerla únicamente como espacio de almacenamiento o convertirla en una carpeta con conocimiento propio.

La gran novedad: añade conocimiento a tus carpetas

Las carpetas con conocimiento permiten subir documentos relacionados con un asunto concreto.

Estos archivos proporcionan a Helena información previa y contexto para las consultas que realices dentro de esa carpeta.

En otras palabras, ya no se trata solo de guardar conversaciones. Ahora puedes crear un espacio de trabajo especializado en un cliente, un expediente, una comunidad de propietarios, un contrato o cualquier proyecto sobre el que necesites trabajar.

Es un funcionamiento similar al de un cuaderno documental: incorporas la información relevante en un único espacio y, a partir de ahí, desarrollas tus consultas teniendo en cuenta ese contexto.

La clave de esta nueva funcionalidad: cada carpeta puede convertirse en un entorno de trabajo personalizado, construido a partir de tus propios documentos.

¿Cómo se crea una carpeta con conocimiento?

El proceso es muy sencillo.

Desde el menú situado junto al nombre de la carpeta, selecciona “Opciones”.

En esta ventana podrás realizar dos acciones:

• Cambiar el nombre de la carpeta.
• Añadir documentos en el apartado “Conocimiento”.

Puedes arrastrar los archivos directamente al área de carga o hacer clic en “haz clic para subir”.

Una vez incorporados, los documentos aparecerán en la parte inferior de la ventana.

Pulsa “Guardar” para confirmar los cambios.

Desde ese momento, la carpeta habrá dejado de ser únicamente un espacio de almacenamiento y se habrá convertido en un entorno de consulta con contexto propio.

¿Qué significa que una carpeta tenga conocimiento?

Significa que Helena dispone de documentación específica sobre la que apoyarse cuando trabajas dentro de esa carpeta.

Imagina que creas una carpeta denominada “Comunidad Edificio Central” y añades:

• Los estatutos de la comunidad.
• El acta de la última junta.
• El contrato de mantenimiento.
• Varios presupuestos.
• Comunicaciones remitidas por los propietarios.

A partir de ahí, podrás realizar consultas como:

• ¿Qué acuerdos se adoptaron en la última junta?
• Resume las obligaciones de la empresa de mantenimiento.
• Compara los presupuestos incorporados.
• Localiza todas las referencias al ascensor.
• Identifica los asuntos pendientes de ejecución.
• Prepara un resumen de la documentación para la próxima reunión.

Todo el trabajo se desarrolla dentro de un mismo espacio, con la documentación organizada y disponible como contexto.

Un nuevo enfoque para trabajar por clientes y expedientes

El verdadero potencial de esta funcionalidad aparece cuando se utiliza para crear entornos de trabajo independientes.

Por ejemplo, puedes abrir una carpeta para un expediente de arrendamiento e incorporar:

• El contrato.
• Los anexos.
• Las comunicaciones entre arrendador y arrendatario.
• Los recibos.
• Los requerimientos previos.
• Las resoluciones relacionadas con el asunto.

Dentro de esa carpeta podrás pedir a Helena que resuma documentos, localice información, compare versiones, identifique fechas relevantes o ayude a estructurar el análisis del expediente.

Así, cada carpeta se convierte en un espacio especializado, sin mezclar la documentación ni las conversaciones con otros asuntos.

Dos tipos de uso, una misma funcionalidad

La forma más sencilla de comprender esta evolución es distinguir entre dos usos.

Carpetas de almacenamiento

Son las carpetas disponibles hasta ahora.

Sirven para:

• Guardar chats.
• Clasificar conversaciones.
• Organizar consultas.
• Recuperar rápidamente asuntos anteriores.

No necesitan incorporar documentación adicional.

Carpetas con conocimiento

Son la nueva evolución de las carpetas.

Además de organizar los chats, permiten añadir documentos que aportan información y contexto a Helena.

Sirven para:

• Centralizar la documentación de un asunto.
• Trabajar por clientes o expedientes.
• Formular consultas vinculadas a documentos concretos.
• Crear espacios de trabajo especializados.
• Evitar mezclar información de distintos proyectos.

Tú eliges. Una carpeta puede seguir funcionando únicamente como archivo o puede enriquecerse con conocimiento cuando el asunto lo requiera.

¿Qué archivos pueden incorporarse?

Las carpetas permiten añadir distintos tipos de documentos: PDF, HTML, DOCX, CSV, XLS, XLSX, PPTX, TXT, EML, PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, FLAC, M4A, MKV, MP3, MP4, MPEG, MPGA, OGA, OGG, WAV, WEBM, WMV y OPUS.

Esto amplía las posibilidades de trabajo, ya que el contexto de una carpeta puede incluir documentación escrita, hojas de cálculo, imágenes, audios o vídeos relacionados con un mismo asunto.

Ejemplo práctico: de archivar consultas a trabajar sobre un expediente

Supongamos que hasta ahora utilizabas una carpeta denominada “Arrendamientos” para guardar todas las conversaciones relacionadas con esta materia.

Esa carpeta puede continuar utilizándose como archivo general.

Pero también puedes crear otra llamada “Arrendamiento local comercial – Cliente X” e incorporar toda la documentación específica de ese expediente.

La primera carpeta organiza una materia.

La segunda permite trabajar sobre un caso concreto con información propia.

Recomendaciones para aprovechar las carpetas con conocimiento

Para obtener mejores resultados, conviene mantener una estructura clara.

Utiliza nombres específicos, como “Reclamación de cantidad – Cliente López”, en lugar de denominaciones genéricas como “Documentos” o “Consultas”.

Incorpora únicamente archivos relacionados con el asunto de la carpeta. Cuanto más coherente sea el contexto, más sencillo será trabajar sobre él.

Revisa periódicamente la documentación y elimina versiones antiguas o archivos que ya no sean relevantes.

Y, sobre todo, realiza las consultas desde la carpeta correspondiente para mantener cada asunto dentro de su propio entorno de trabajo.